Política de Tratamiento de Datos Personales

Introducción

Comfamiliar Risaralda, considerando que es derecho constitucional que las personas puedan conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, además de dar cumplimiento a la normatividad vigente sobre el tema, decide establecer la Política de Tratamiento de Datos Personales por parte de los responsables y encargados.

Alcance

Esta política abarca a todos los titulares de información personal que sea utilizada y/o se encuentre en las bases de datos de Comfamiliar Risaralda, hasta sus operadores de información, quienes actúan en calidad de responsables del tratamiento de los datos personales.

Declaración de Compromiso

Comfamiliar Risaralda se compromete a dar cumplimiento a las disposiciones legales relacionadas con el tratamiento de datos personales de sus usuarios y demás partes interesadas, garantizando la seguridad de la información, comunicando de forma clara la manera y finalidades para las cuales dicha información es recolectada, almacenada, usada y actualizada y contando con el consentimiento expreso e informado por parte de los usuarios para así realizarlo.

Comfamiliar garantiza a los titulares el acceso oportuno y sin restricciones a su información, así como la posibilidad de actualizar, rectificar o suprimir cuando así sea solicitado, o de revocar la autorización para el tratamiento de la misma.

Marco de Actuación

Derechos de los Titulares de los Datos

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales ante Comfamiliar Risaralda.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a Comfamiliar Risaralda salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
3. Ser informado por Comfamiliar Risaralda respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato voluntariamente siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual y/o cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que Comfamiliar Risaralda ha incurrido en conductas contrarias a esta Ley y a la Constitución.
6. Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
7. Comfamiliar Risaralda se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el Artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
   • Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
   • Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
8. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

La Defensoría del Usuario de Comfamiliar Risaralda dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

Deberes de Comfamiliar Risaralda y operadores de información como responsables del tratamiento

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
8. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente Ley.
9. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente Ley.
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente Ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos.
12. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
16. Enviar información a los titulares de los datos, con el fin único de dar a conocer el portafolio de servicios de la Institución.

Normatividad Aplicable

• Constitución Política, Artículo 15.
• Ley 1266 de 2008.
• Ley 1581 de 2012.
• Decretos reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010 y Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
• Sentencias de la Corte Constitucional C-1011 de 2008 y C-748 de 2011.

Responsables de Gestión

El responsable es el Oficial de Datos, representado en el Comité de Tratamiento de Datos, integrado por los siguientes cargos: Líder de Control Legal y del Riesgo, Líder de Gestión de la Calidad e Innovación, Jefe de Atención al Usuario, Líder de Sistemas, Líder de Gestión Humana y Líder de Mercadeo y Relacionamiento Estratégico.

El proceso de Atención al Usuario será el encargado de la recepción de los casos reportados mediante los canales autorizados. Toda petición, queja o reclamo relacionada con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, deberá enviarse a:

Documentos Relacionados

• Tratamiento de Datos (Código 0-OD-012 Versión 3)
• Programa de Tratamiento de Datos Personales

Conceptos (Glosario)

Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Bases de datos

Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento.

Dato personal

Información concerniente a una persona, la identifica o la hace identificable. Expresada en forma numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o cualquier tipo.

Dato público

La Constitución y las normas han determinado expresamente como público; no es necesaria la autorización del titular (dirección, teléfono, datos).

Dato privado

Dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.

Dato semiprivado

No tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y su conocimiento puede interesar no solo a su titular sino a un grupo de personas (dato financiero y crediticio); requiere autorización expresa.

Dato sensible

Dato de especial protección, ya que afecta la intimidad del titular y su tratamiento puede generar discriminación. No es objeto de tratamiento excepto cuando sea para salvaguardar un interés vital del titular o este se encuentre incapacitado, y se tenga autorización expresa (origen racial, étnico, político, religioso).

Datos de menores

Siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responda al interés superior y asegure el respeto a sus derechos prevalentes. Solo los de naturaleza pública.

Encargado del tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Habeas data

El derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.

Hecho inequívoco

Es el adjetivo que refiere a aquello que no admite duda o equivocación (no existe posibilidad de error). La duda es la indeterminación entre dos decisiones, mientras que la equivocación es una cosa hecha con desacierto.

Información pública clasificada

Es aquella información que, estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica, por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en el art. 18 de la Ley 1712 de 2014.

Información pública reservada

Es aquella información que, estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en el art. 19 de la Ley 1712 de 2014.

Política de privacidad

A través de la cual se informa a los usuarios que visitan los sitios web de la Institución que durante la visita se recopilan una serie de datos, los cuales son usados para el reporte de estadísticas o envío de información promocional del portafolio de servicios a través de mailing o newsletter. La finalidad de la Política de Privacidad es asegurar a los usuarios que sus datos serán recopilados para un fin específico de acuerdo a su consentimiento, protegiendo su privacidad. Estos datos no se ceden a terceros, y solo recibirán información por parte de Comfamiliar Risaralda.

Responsable del tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular

Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.